Oldal kiválasztása
A minap találkoztam egy kisvállalkozóval, akiről a házipénztárról kezdtünk beszélgetni. Ez nálam szakmai ártalom, meg szoktam kérdezni, hogy boldogulnak. Ugyanazt a választ kaptam, mint az esetek 99 százalékában, hogy nem vezetjük a házipénztárunkat, a könyvelő írja, de nem is tudom, hogy most éppen hogy állunk. Ilyenkor bennem mindig felmerül a kérdés:

MIÉRT VÁROD MEG, HOGY BAJ LEGYEN BELŐLE??!

Ha nem kezdessz foglalkozni a vállalkozás házipénztárával, abból előbb vagy utóbb baj lesz, Ez teljesen biztos. Ha szerencsés vagy, akkor előbb. Miért? Mert ebben az esetben még akkor jössz rá, hogy ez a gyakorlat nem folytatható hosszú távon, amikor még nem olyan nagy a baj.

De kezdjük az elején.

Mi is az a házipénztár kezelés?

A vállalkozások készpénzes bevételeinek és kifizetéseinek a vezetése. A számviteli törvény alá tartozó, vagyis a kettős könyvvitelt vezető vállalkozásokról beszélek. Ha van a cégedben készpénzes mozgás, akkor érint ez a kérdés. A legtöbb vállalkozásnál van ilyen.

Tudom, hogy nehéz!
Igen, igazad van. A házipénztár vezetése nem tartozik a legegyszerűbb adminisztrációs feladatok közé. Cégvezetőként sok gondolat kavaroghat a fejedben a pénztárral kapcsolatban:

Q
Nincs nekem erre időm
Q
Nem ez a legfontosabb most a cégem életében
Q
Sok és felesleges papírmunka
Q
Nem is tudom pontosan, mit kell csinálni
Q
A jogszabályokat nem is lehet betartani
Q
Egyik vállalkozó ismerősöm sem foglalkozik ezzel
Dolgozol a cég napi ügyein, intézed a szakmai feladatokat, gondoskodnod kell a bevételről, marketingről, irányítani az alkalmazottakat vagy éppen ellenkezőleg, egyedül kell mindent győznöd. Nem egyszerű ma vállalkozónak lenni, és a bátorságodért nem mindig jön hamar a jutalom…
Azt is sejtem, hogy van néhány félreértés is a fejedben
Ha ismerős valamelyik gondolat a listán, akkor nagyon fontos számodra, hogy megértsd a probléma lényegét:
Az a pénz úgyis az enyém, nem mindegy, mennyi papíron?
Majd a könyvelőm írogatja a szükséges papírokat
Tudom, hogy sok a pénztár egyenleg / sok a tagi kölcsön, majd egyszer rendbe rakom, ha jobban megy a szekér.
Úgysem ellenőriz a NAV, nem foglalkozik ilyen kisvállalkozásokkal, mint én. Nem igénylek vissza ÁFÁ-t, és akkor nem lehet baj.
Igen, ezek félreértések, vagy önbecsapásnak is nevezhetném őket. Nézzük sorba, hogy miért.
„A vállalkozás pénze az én pénzem”

Sajnos azt kell, hogy mondjam, hogy nincs igazad. A mondat úgy helyes, hogy „a vállalkozás az enyém”, feltéve, hogy egyedüli tulajdonos vagy. A vállalkozás a Tied, mint egy és egész, egy egység. Nem veheted ki belőle és viheted haza az egyes részeit, nem bonthatod meg.
Képzeld el magad egy már nagy vállalkozás tulajdonosaként. Mondjuk legyél a MOL vállalat tulajdonosa. Lehet, hogy már most is az vagy, ha van egy MOL részvényed. Bemész a céghez, belenyúlsz a kasszába, és hazaviszed a pénz egy részét, merthogy az úgyis a Tied… Ezt megpróbálhatod elmagyarázni a biztonságiaknak is. ?

Most már érted, hogy a vállalkozás pénze nem a Te pénzed. Persze lehet belőle magánvagyonod, ha hivatalosan azt csinálsz belőle. Kiveszed bérként, osztalékként, vagy más módon. De hogy simán hazavidd, az sajnos nem működik.

Ezt a rajzot jegyezd meg nagyon. Egy olyan vállalkozót ábrázol, akinek két zsebe (vagy két pénztárcája) van. Egyik a magán-pénzének, és egy a vállalkozás pénzének. És a kettőt nem keveri össze.

Amikor nem tartod be ezt a szabályt, akkor történhet meg az, hogy felveszel készpénzt a céges bankszámláról, berakod a pénztárcádba, és utána már nem tudod, hogy abból mennyi a céges pénz. Este bevásárolsz a boltban kiflit, tejet, és a céges pénzből kifizeted.

Most adok neked egy feladatot! Legjobb lenne ha leírnád a megoldást, de az is segít, ha csak kicsit belegondolsz.

1. feladat:  Nézd meg, mennyi hivatalos jövedelme van a családnak egy hónapban.

2. feladat: Írd össze, hogy mennyi a havi kiadásotok (lakás, rezsi, hitel törlesztő, étkezés, ruházkodás, ne felejtsd el a nyaralást sem, vagy a karácsonyi ajándékokat)

3. feladat: Hasonlítsd össze a két összeget.

Melyik a több? Ha véletlenül a kiadások többre jönnek ki, gondolkozz el azon, hogy miből szoktad fedezni a hiányt. Előfordult már, hogy a cég pénzéből vettél ki?

Amikor a céges bankszámláról pénzt veszel fel, akkor az mindig bekerül a cég házipénztárába. Ha onnan nem költöd el céges kiadásokra, akkor az a pénz ott marad. Ha havi 100 ezer forintot pótolsz a magánkiadásaid fedezetére a cégből, akkor egy év alatt eléred az 1,2 millió forintot. Ez már nem olyan kevés, ha be kell mutatni egy adóellenőrnek.

Az egészben az a megdöbbentő, hogy nem is érzékeled a helyzetet. Akkor fogsz tudomást szerezni róla, amikor májusban a könyvelőd eléd rakja a cég beszámolóját, és közli veled, hogy a házipénztárban december 31-én 1,2 millió forint volt. Ekkor már május van, közelítesz a kétmillió felé.

„A könyvelőm írogatja a szükséges papírokat”

A papírokat valóban tudja írogatni a könyvelőd. A papír sok mindent el is bír, ahogy szokták mondani. Azt is, ha egyre több pénz van a pénztárban, és azt is, ha negatív összegbe megy. Ha szerencsés vagy, és szakmailag felkészült könyvelőd van, ez utóbbit nem hagyja, mert az biztosan NAV büntetést von maga után.

Legyen a könyvelőd elég körültekintő, és gondoskodjon arról, hogy ne menjen negatívba az egyenleg. Mit tud tenni? A látszólagos megoldás a tagi kölcsön. Sokhelyen olvastam, hogy néhány könyvelő úgy rak be tagi kölcsönt a cégbe, hogy nem is szól az ügyfelének! Reméljük, neked olyan könyvelőd van, aki erre felhívja a figyelmed.

Ezen túl mit tud tenni a könyvelő? Hiszen nem ő gazdálkodik, nem ő veszi fel a bankból a pénzeket, és nem ő fizet ki bizonylat nélkül pénzeket a kasszából. Vagy fordítva: nem ő rak be bizonylat nélkül pénzeket a kasszába, amit utána számlára kifizet.

Cégvezetőként fontos elfogadni annak a felelősségét, hogy Te gazdálkodsz. Értened kell a helytelen gazdálkodás következményeit, és lehetőleg el kell kerülnöd a csapdákat. Tudd, hogy mennyi pénz van a pénztárban, és azzal gazdálkodj, ne csapd be magad!

„Majd rendbe rakom a pénztárt, ha jobban megy a szekér”

Ez egy nagyon optimista hozzáállás, a vállalkozáshoz kell is az optimizmus! Igen, idővel biztosan jobban megy a céged, hiszen ezért dolgozol. A kérdés csak az, hogy mikor? És addig mennyi lesz az a hiány vagy többlet, amit rendezni kell? Kétmillió? Tízmillió? Százmillió? Már ilyent is láttam.

Úgy gondolom, érzed a veszélyét ennek, nem kell tovább ragoznom. Minden jó szándékod ellenére előfordulhat az is, hogy a rendezés ELŐTT találkozol egy adóellenőrrel, és akkor már nem tudsz mit tenni. Méregdrága adótanácsadókkal és ügyvédekkel felszerelkezve próbálhatod menteni a menthetőt, de biztosan nagyon sokba fog kerülni.

„Engem úgysem ellenőriz soha a NAV”

Meglepődnél, ha tudnád, hogy a NAV-nak mennyire fejlett informatikai rendszere van. És egyre jobban használja is. A beadott bevallások, adatszolgáltatások alapján többet tud lassan a pénzügyeidről, mint Te magad. A társasági adóbevallásba évek óta tájékoztató adatként be kell írni a házipénztár egyenlegét és a tagi kölcsönök összegét is. BÁRMIKOR le tudnak futtatni olyan ellenőrzésre kiválasztást, ahol erre az adatra szűr a rendszer.

Fontos tudnod azt is, hogy adóellenőrzés kapcsán hat évben kell gondolkodnod. Ezt biztosan tudod is. Egy kicsit gondoljunk bele mélyebben ebbe a hat évbe. Emlékszel, hogy hat éve hogyan vezetted a pénztárt? Hogy ki könyvelte? Már lecserélted azt a könyvelőt, mert nem volt pontos? Mi lehet a pénztárral? Vajon benne maradt negatív egyenleg? Hajaj…

Már többedszer írtam a negatív pénztárról, de itt van a helye, hogy részletezzem, miért olyan nagy baj az. Vállalkozóként gondolhatjuk naivan, hogy mit számít az az egy-két nap, véletlenül később raktuk be a tagi kölcsönt, nem nagy durranás. Persze a NAV nem így gondolja. Íme az ő verziója: a kasszában valójában volt pénz, csak Te eltitkoltad a bevételt, és nem adtál róla számlát és nem vételezted be. A bevétel eltitkolása az egyik fő bűn az adózás rendszerében, 1 millió forintig terjedő mulasztási bírságot is kaphatsz érte.

Nézz a jövőbe!

Nagyvállalatod van:

Élvezed munkád gyümölcsét

Amikor beindul az üzlet…

Remekül megy a vállalkozásod, végre meghozta a sok munka a gyümölcsét. Egyre több a munkatársad, egyre nagyobb a forgalom. Ekkor is el tudod képzelni, hogy nem foglalkozik senki a készpénzforgalommal? Bejön egy ügyfél, készpénzben fizet, azt valaki berakja egy fiókba. Jön egy munkatárs, aki céges dolgokat vásárolt, benyúl a fiókba, és kiveszi, amit költött. Tulajdonosként egyszer eszedbe jut, hogy meg kellene nézni, mennyi pénz is van abban a fiókban. Szerinted annyit találnál, amennyinek lennie kellene? Egyszerűbb kicsiben megtanulni a helyes házipénztár kezelést.

Amikor élvezni akarod a munkád gyümölcsét, és „nyugdíjba” mennél

Egy olyan vállalkozást, amiben nagyon sok a házipénztár egyenleg papíron, de egyébként nincs meg a pénz, nagyon nehéz akár eladni, akár bezárni. Akkor kell leadózni azokat a kivett jövedelmeket, amikor már nincs miből kifizetni az adót.

Ha nem a pénztáregyenleged sok, hanem a tagi kölcsönöd, az is hasonló gondokat okoz. Nem tudsz a cégtől megszabadulni. Akár már fizetnél is, csak legyen vége, de mégis miből? Na de ilyen sokat?

A gyerekeidre sem akarsz ilyen vállalkozást hagyni, ugye? Tele adókockázattal, tele adóssággal, tele nem létező vagyonnal.

Elég legyen már a rémisztgetésből!!!
Rendben, befejezem. Nem vagy elkésve még semmivel, nincs is még olyan nagy baj. Helyre tudod hozni. Nézzük, mit kell tenned. Használd a folyamatábrát!

1. Amit a legfontosabbnak tartok, hogy tanuld meg és értsd meg, mik azok a szabályok, amiket mindenképp be kell tartanod. Ha már megvan a tudásod, gondolkozhatsz azon, hogy a te vállalkozásodban mit lehet egyszerűsíteni, hogyan lehet a leghatékonyabban vezetni a mozgásokat.

2. Ezután térképezd fel a helyzetet a vállalkozásodban. Tudd meg, hogy álltok, honnan indulsz.

3. Azonosítsd be, van-e olyan veszélyes gyakorlat a pénzkezelésben, ami hosszú távon gondot okoz a vállalkozásodnak, így végső soron te magadnak is.

4. Keress olyan megoldást ennek a gyakorlatnak a kiváltására, ami nem emeli vagy csökkenti nagyon a pénztáregyenleget. Ebben a könyvelőd biztosan segít.

5. Kezdj el szabályosan működni.

6. A múlt hatásait fokozatosan rakd rendbe. Ebben is a könyvelőd tud segítséget adni, megkeresni a kivezetés lehetséges módjait és ütemét. Fontos, hogy ezt az ütemtervet tartsd be.

Fogadd elismerésem!
Azon kevés vállalkozók közé tartozol, akik előtt nyitva áll a hosszú távú növekedés lehetősége! Amikor a cégedben rendben vannak a pénzügyek, kezdve a házipénztár kezelésével, akkor ez a terület nem akadályozza, hanem segíti a növekedést. Az alapoknál kezdődik a tudatos cégvezetés: hogy már most úgy alakítod ki a pénzügyedet, mintha nagyvállalat lennél. Amikor eljön az ideje, így tudod leadni ezt a feladatot asszisztensednek, pénzügyes munkatársadnak, és így nyílik meg a lehetőség a későbbi automatizálások bevezetésére is.
Share This