Oldal kiválasztása

A könyvelők nagy része ajánlásból szerzi az ügyfeleit. Az ajánlás nagyon jó dolog, jelzi, hogy legalább egy ember meg van elégedve a szolgáltatással.

Csak egy baj van vele:

ami a barátod egyéni vállalkozásának jó, egyáltalán nem biztos, hogy a Te Kft-dnek is megfelelő.

Vagy ha a szomszéd jól megtalálja a hangot a könyvelőjével, mert mindketten horgásznak, neked nem biztos, hogy ugyanúgy beválik. Mégiscsak egy hosszú távú együttműködést keresel, jobb, ha ennél megalapozottabb döntési módszerhez nyúlsz.

A téma, ami megér egy Oscar díjat

Annyira alapkérdés ez a téma, hogy a minap egy retorika klub előadás témájává választottam, és nyertem is vele egy kis Oscar díjat. 🙂

Készítettem róla egy videót is, hogy Te is megtudd nézni:

Fogalmazd meg, mit szeretnél

Most biztosan sok kérdés merült fel benned a „hogyanokkal” kapcsolatban.

„Hogyan fogalmazzam meg, mit akarok, amikor tényleg nem értek hozzá?”

Nem feltétlenül a munka elvégzésével kapcsolatos szakmai elvárásokat kellene megfogalmaznod, hanem hogy hogyan képzeled el az együttműködést. Ami pedig tényleg fontos, hogy tudd, mit takar pontosan az, hogy „könyvelés”, mi van benne valójában.

Segítek elindítani a gondolkodást:

Időbeosztás

Ha neked másodállásban van egy kisvállalkozásod, aminek az adminisztrációjával este foglalkozol, lehet igényed az, hogy a könyvelőt este hétig el lehessen érni. Ilyenkor a megfelelő partner az lehet, aki szintén este dolgozik másodállásban, és nem napközben.

Cégforma, speciális tevékenység

Elvárásod lehet, hogy a könyvelőd ismerje azt a területet, ahol Te dolgozol. Vagy ismerje annak a vállalkozási formának az adózását. Nem minden vállalkozásokkal foglalkozó könyvelő vállalja egyéni vállalkozók, vagy nonprofit szervezetek könyvelését.

Jelentéstáblák

Fogalmazd meg, milyen adatokat szeretnél a könyvelésből kapni, kinyerni. Lehet, hogy a többi tulajdonos kér esetleg jelentést a könyvelésről, az is fontos, milyen határidővel, vagy milyen nyelven. Ezeket is írd össze.

Feladat

Pontosan milyen feladatokat szeretnél átadni a könyvelőnek? Lehet szó a bizonylatok könyveléséről és az adóbevallások készítéséről, de akár lehet az is az igényed, hogy pénzügyi feladatokat is megoldjon (számlázás, utalási adatok előkészítése a bankban, készletek vezetése, házipénztár kezelés)

Személyes konzultációk

Kérheted azt is, hogy havonta legyen benne a szolgáltatásban, hogy összeültök, és átbeszélitek az eredményt.

Ügyfélszolgálat

Milyen hamar szeretnél választ kapni egy-egy kérdésedre? Hogy szeretnél kommunikálni? Személyesen, telefonon, csak e-mailben?

Kiszolgálás

Szeretnéd, ha szép környezetben, külön tárgyalóban, capuccinóval várnának, mikor elmész a könyvelőirodába? Ez is lehet fontos neked, főleg, ha külföldi tulajdonostársad is ellátogat néha az irodába.

Szakmai felkészültség

Mennyire bonyolult a tevékenységed: vannak nemzetközi ügyletek, a könyvelés mellett szükséged van adótanácsadásra is? (Ez két különböző terület, ne keverd össze)

Biztonság

Hány fős könyvelőirodát szeretnél partnernek? Egy személynél tudod, hogy ki könyveli a céged, de lehet beteg is. Meg tudod várni, míg meggyógyul, vagy napi szintű kapcsolatra van szükség?

Méret

Kisvállalkozással dolgoznál szívesen együtt, ahol családias hangulat van, idővel mindenkit megismersz személyesen, vagy egy nagy könyvelőiroda jobban tetszene. Lehet, hogy kis bevételű partnerre van szükséged, aki még alanyi mentes tud maradni, mert Te is így dolgozol, és nem tudod levonni az áfát.

Informatikai felkészültség

Sok vevő számlád van, egyre több lesz, szeretnéd, ha ezek könyvelését automatikusan meg lehetne oldani, hogy ne szaladjon el a könyvelési díj. Excel táblázatokban szeretnéd megkapni a listákat, mert lehet, hogy tovább dolgozol belőlük, és a pdf listák neked nem jók.

Látod, rengeteg szempont van!

Viszont nincs általános válasz a kérdésekre, az a fontos, hogy Neked, a Te vállalkozásodnak mik az igényei.
Hogy megfogalmazd az elvárásaidat, az a saját felelősséged.

Nagyon szeretem Michael E. Gerber: A V Mítosz című könyvét, minden vállalkozónak szívből ajánlom. A negyedik fejezetben ír arról, hogy mi a különbség a felelősség félretolása és a felelősség átruházása között.

A könyveléssel kapcsolatban a kisvállalkozások vezetőinek 90%-a a felelősség félretolást választja. Örül, hogy megbízott valakit, aki megoldja ezt a „nemszeretem” területet, és nem is akar tudni róla. Végre foglalkozhat ennél izgalmasabb, és bevételt hozó feladatokkal.

Az elhanyagolt területtel törvényszerűen gond lesz, amit csak akkor vesznek észre, ha már nagy a baj.

Amikor Te leülsz, és átgondolod, hogy mit szeretnél, remélem, az előző megoldás helyett a felelősség átruházását választod.

A cikk végén még adok néhány tippet arra, hogy hogyan ellenőrizheted egyszerűen, hogy tényleg az történik-e, mint amit elvártál, és máris ura vagy a helyzetnek, nyugodtan alhatsz.

És nem utolsó sorban versenyelőnyt jelent számodra, hogy tudod, a Te vállalkozásod merre tart, hol kell javítani, fejleszteni!

A könyvelőd felelősségvállalása

Nagyon fontos, hogy a könyvelőd vállaljon felelősséget a munkájáért. Ezt annyira alapkérdésnek tartom, hogy az elvárásoknál nem is írtam fel, mert ennek mindenképp meg kell lennie, nem kérdés! A videóban elhangzott hármas szabály:

  • legyen írott szerződésetek, szabályozzátok, hogy kinek mi a feladata
  • legyen felelősségbiztosítása
  • használja a saját ügyfélkapus jelszavát.

Már itt megtérül az időd, amit arra szántál, hogy megfogalmaztad az elvárásaidat. Ha már tudod mit akarsz, annak megfelelően tudod eldönteni a szerződésben foglaltakról, hogy az megfelel-e neked.

A biztosítással kapcsolatban egy fontos kiegészítés: ne bemondásra ellenőrizd ezt a kérdést, hanem kérd el a biztosítási kötvényt. Azon látod, hogy meddig érvényes, és mekkora kárösszegre szól.

A bizalom felépítése

Ahelyett, hogy vakon megbíznál a szolgáltatódban, inkább győződj meg róla, hogy kiérdemeli ezt a bizalmat. (Tudom, sokszor nem a vak bizalomról van szó, hanem az első pontnál írt felelősség félretolásról ?)

Z

Stabil, megbízható, nyereséges-e a cég

Z

Járj utána – például nyilvános adatbázisokban -, hogy létezik-e a cég, az a vezetője, akivel tárgyalsz, nincs-e az adóhatóságnak tartozók listáján.

Z

Kérd be a biztosítási kötvényt

Z

Kérdezd meg, hogyan működik az iroda, kik a munkatársak, ki fogja a Te vállalkozásodat ténylegesen könyvelni, neki mi a végzettsége, szakmai tapasztalata

Z

Ne bízz olyan könyvelőben, akinél rendetlenség van az irodában, iratkupacokat látsz mindenhol, vagy aki mindenre kapásból tudja a választ

Z

Nézd meg a minisztérium honlapján, hogy van-e mérlegképes jogosultsága valakinek a cégtől (https://penzugyiszakkepzes.kormany.hu/nevjegyzek-konyvviteli-szolgaltatast-vegzok)

Ami szerintem a legjobb előkészület, ha próbafeladatot adsz a könyvelőnek. Kérj tanácsot, és nézd meg ezen keresztül, hogy hogyan, mennyire alaposan, mikor válaszol, úgy válaszol-e, hogy azt megérted és használni is tudod.

Amikor már együtt dolgoztok

Z

Legyen saját ügyfélkapus hozzáférésed, és kövesd figyelemmel, hogy beadásra kerülnek-e a bevallásai a cégnek

Z

Kérj listákat a könyvelt hónapról: egy bevételtáblát, egy vevőtartozás listát. Hasznos, ha olyan listát kérsz, amit használni is tudsz a vállalkozásod vezetéséhez, de ha még nem vagy azon a szinten, akkor bármilyen lista megteszi. Ezzel biztosítod, hogy a bizonylatok rendszeresen fel legyenek dolgozva.

Z

Havonta egyszer kérj egy személyes találkozót, akár kávézz együtt a könyvelőddel, és beszélgess vele a cégedről. A könyvelők szeretik az olyan vállalkozókat, akik picit érdeklődnek a munkájuk iránt, és ilyenkor sok mindenre fény derülhet, mindkettőtök számára. Gondolj bele, a könyvelő csak a papírokon keresztül ismeri a vállalkozásodat. Nincs ott a mindennapokban, nem ismeri a terveidet, ügyfeleidet, napi gondjaidat.

Beszéljünk egy kicsit az árról

Láthattad, hogy az első három szempont nem tartalmazta az árat! Ha ár alapján akarsz dönteni, mindig mindenkinél találsz olcsóbb megoldást, de szinte biztos, hogy nem azt kapod, amire számítottál.

Ha az árral a fentiek átgondolása után foglalkozol, már azt is láthatod, hogy melyik árban mi van benne pontosan. Lehet, hogy az egyik könyvelőjelölt sokkal drágább, mint a másik, de már össze tudod hasonlítani a szolgáltatást is. Ha pedig előre megfogalmaztad, hogy mit szeretnél, el tudod dönteni, hogy a többletszolgáltatást ki akarod-e fizetni, vagy sem.

A vállalkozásod műszerfala

És következik a bónusz tipp! Gondolkozz hosszútávon! Pici vállalkozást könnyű átlátni, egy néhány főset már nehézkesebb, és eljutsz oda, hogy úgy érzed, nem boldogulsz az excel tábláiddal. Ilyenkor jön az, hogy meg kell értened a könyvelési összefüggéseket, a nyereségednek a számítását, az adózás alapjait. Hasznos, ha már tudod is értelmezni azokat a listákat, amiket a könyvelődtől kapsz, és ki tudod alakítani a saját kimutatásaidat ahhoz, hogy jó számokat láss.

„Egy jelentést átnézni nagyjából olyasmi, mint rápillantani az autó műszerfalára” írja Greg Crabtree és Beverly Blair Harzog a Biznisz Matek vállalkozóknak című könyvben. (Pongor Publishing 2013)

Share This